Trabajo conjunto entre el Departamento de Diseño y la Vicerrectoría Administrativa y Financiera
Santiago de Francisco Vela y Lina Samper Santamaría
Durante ocho semanas trabajamos con los coordinadores de las diferentes áreas de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad de los Andes en un curso taller sobre Pensamiento de Diseño. El objetivo del este era capacitar a los coordinadores de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera en la apropiación de herramientas y metodologías propias del diseño para la formulación y desarrollo de proyectos en sus áreas. El curso contó con 54 funcionarios de diferentes dependencias y profesiones.
El taller desarrollado dentro de la oferta de Educación Continuada del Departamento de Diseño estuvo dividido en cuatro etapas: (1) descubrir, (2) interpretar, (3) delimitar y (4) proponer, y buscaba que los participantes explorarán a partir de casos reales cómo aplicar la metodología de pensamiento de diseño y las diversas herramientas, para poder replicarlas en el futuro. El tema central del curso fue el uso y manejo de recursos de la Universidad, entre los que salieron sub temas como: reciclaje y manejo de residuos, uso y ahorro de energía e impacto de las diferentes campañas vigentes que tiene la Universidad, entre otros.
Descubrir
Cada grupo definió un objeto de investigación en base a experiencias propias. El uso de mapas mentales les ayudó a visualizar por dónde empezar a indagar y a entender los distintos usuarios, sus relaciones y los contextos en donde podrían interactuar. Acto seguido, planearon un plan de investigación a partir de uso de herramientas como: encuestas, entrevistas, entre otras. Algunos grupos plantearon otras aproximaciones y experimentaron con actividades que les permitieron entender cómo los distintos usuarios percibían los temas o situaciones.
Interpretar
Con la información de las entrevistas, se hizo un proceso de clasificación y jerarquización de la información. Para esto, se utilizó la herramienta Cartas de Resumen la cual permite estructurar y jerarquizar la información por temas para encontrar patrones. La búsqueda de estos patrones los llevó a identificar áreas de oportunidad dentro de los temas escogidos.
Delimitar
Con las áreas de oportunidad identificadas, se empezó a trabajar en las propuestas de valor. Para esto, fue muy importante tener a la mano los mapas de análisis y las evidencias, puesto que les permitió construir, a partir de las necesidades y los deseos de los diferentes usuarios, visiones que les permitieran plantear soluciones. La parte de ideación se hizo bajo el esquema de Brainwritting. Esta actividad, permitió que cada integrante del grupo fuera parte activa del proceso de ideación, proponiendo ideas y construyendo sobre las ideas de los demás.
Proponer
Luego de haber evaluado las propuestas, cada grupo eligió una idea que les gustaría probar en un contexto y con un perfil específico. Así, durante una semana tuvieron tiempo para probar “en la vida real” sus prototipos. En esta última fase los grupos pusieron a prueba las propuestas y exploraron diferentes maneras de materializar sus ideas. Las presentaciones finales fueron sorprendentes, los grupos compartieron sus procesos, aprendizajes y resultados. Durante las ocho semanas hubo claros avances no solo en los proyectos como tal, sino también en la forma de concebir y abordar las situaciones. Las reflexiones finales resaltaron la importancia de tener en cuenta al usuario en el proceso de creación, la necesidad de hacer una planeación previa y el alcance positivo de las iteraciones sobre una misma idea.
El trabajo conjunto entre el Departamento de Diseño y la Vicerrectoría Administrativa y Financiera fue muy enriquecedor para ambas partes. En primer lugar, debido a que las metodologías de diseño ayudaron a generar una conversación sobre las situaciones problemáticas que vivían los participantes en su día a día y entender sus situaciones desde dentro. En segundo lugar, porque los participantes fueron capaces de ver el valor del diseño para la resolución de retos de diversa naturaleza. En tercer lugar, entendieron las ventajas de analizar al usuario de primera mano y diseñar conceptos para resolver sus problemas y satisfacer sus necesidades. Por otra parte, resaltaron el poder del diseño para tangibilizar soluciones que facilitan la comunicación entre departamentos y el testeo rápido del valor que producen. Por último, se validó la visión del diseño como una herramienta transversal a diferentes disciplinas que ayuda a crear soluciones con gran potencial.